โฉนดหาย เริ่มตรวจและขอใบแทนอย่างไรก่อนพิจารณาธุรกรรม
หาไม่พบ เริ่มจากตรวจว่าใครเก็บโฉนดอยู่
ก่อนสรุปว่าโฉนดหาย ให้ตรวจแฟ้มเดิม ตู้เก็บเอกสาร และประวัติการส่งมอบแก่ผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ถือเอกสารแทนหรือผู้รับเอกสารในธุรกรรมก่อนหน้า บันทึกว่าได้ถามใคร เมื่อใด และได้รับคำตอบอย่างไร หากรู้ว่าเอกสารอยู่กับบุคคลใดแต่ยังไม่ได้คืน ควรแจ้งข้อเท็จจริงนั้น ไม่เปลี่ยนเรื่องเป็นสูญหายเพื่อให้ขอเอกสารใหม่ได้ง่ายขึ้น ความต่างนี้สำคัญกว่าการรีบกำหนดวันทำธุรกรรม
กรณีสูญหายจริง ให้เริ่มที่สำนักงานที่ดินที่รับผิดชอบ
คำแนะนำของกรมที่ดินระบุว่าเจ้าของที่ดินที่โฉนดสูญหายจริงสามารถติดต่อสำนักงานที่ดินซึ่งที่ดินตั้งอยู่เพื่อยื่นคำขอออกใบแทน โดยเจ้าหน้าที่จะสอบสวนและตรวจหลักฐานตามระเบียบ อย่าสรุปว่าการมีภาพถ่ายโฉนดหรือบันทึกแจ้งความทำให้ได้รับใบแทนทันที ควรเล่าเหตุการณ์ตามจริงและขอรายการเอกสารที่ใช้กับกรณีของตนก่อนนัดไปดำเนินการ
เตรียมข้อมูลเพื่ออธิบายเหตุการณ์ ไม่เติมข้อเท็จจริงที่ไม่รู้
จดว่าพบเอกสารครั้งสุดท้ายเมื่อใด ใครเป็นผู้เก็บ และเริ่มรู้ว่าหาไม่พบจากเหตุการณ์ใด แยกสิ่งที่เห็นเองออกจากข้อมูลที่ผู้อื่นเล่า หากไม่ทราบวันหรือสถานที่แน่นอนให้ระบุว่าไม่ทราบ ไม่ประมาณให้กลายเป็นคำยืนยัน คำเตือนของกรมที่ดินเน้นว่าการอ้างสูญหายทั้งที่ไม่จริงอาจมีความผิดทางอาญา จึงไม่ควรใช้ข้อความตัวอย่างจากคนอื่นแทนเรื่องที่เกิดขึ้นกับเอกสารของตน
ถามรายการหลักฐานตามเหตุที่เกิดขึ้น
เมื่อโทรสอบถามสำนักงานที่ดิน ให้แจ้งประเภทเอกสาร ข้อมูลแปลงเท่าที่มี และเหตุที่หาไม่พบ แล้วถามว่าต้องใช้หลักฐานตัวบุคคล เอกสารเกี่ยวกับเหตุการณ์ พยาน หรือการมอบอำนาจอย่างไร หากสงสัยถูกลักหรือมีข้อพิพาทเรื่องผู้ถือเอกสาร ให้แจ้งให้ชัดและขอคำแนะนำเรื่องหน่วยงานที่ต้องติดต่อเพิ่มเติม บทความนี้ไม่กำหนดรายการเดียวใช้กับทุกเหตุ เพราะเจ้าหน้าที่ต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและหลักฐานแต่ละกรณี
อย่านำสำเนามาใช้แทนคำยืนยันความพร้อมทำธุรกรรม
หากมีสำเนาเดิม ให้เก็บไว้ช่วยระบุแปลงและอธิบายข้อมูล พร้อมบอกผู้พิจารณาทรัพย์ว่าเอกสารต้นฉบับยังไม่พบหรืออยู่ระหว่างขอใบแทน อย่าเรียกสำเนานั้นว่าใบแทน หรือแจ้งว่าเอกสารพร้อมทั้งที่ยังมีขั้นตอนค้าง ขอให้ผู้รับข้อมูลแยกการพิจารณาเบื้องต้นออกจากความพร้อมในการดำเนินธุรกรรมจริง และอย่ารับปากวันเสร็จโดยอาศัยเวลาของกรณีอื่น
คุยกับ Money For Land โดยเปิดเผยสถานะเอกสาร
ก่อนส่งข้อมูลให้ Money For Land พิจารณาเรื่องทรัพย์ จัดข้อความสั้น ๆ ว่าเจ้าของคือใคร มีข้อมูลแปลงใดอยู่ เอกสารต้นฉบับมีสถานะอย่างไร และติดต่อสำนักงานที่ดินถึงขั้นไหนแล้ว หากยังไม่แน่ใจสิทธิหรือมีคนโต้แย้งการเก็บโฉนด ควรให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจประเด็นนั้นก่อนเดินหน้ารายการที่ผูกพัน การเตรียมข้อมูลไม่ใช่การรับประกันวงเงินหรือการอนุมัติ และต้องแยกงานขอใบแทนของสำนักงานที่ดินออกจากการพิจารณาธุรกรรม
